I am Nur Huda Fauzan: PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

TUGAS KOMUNIKASI BISNIS (SOFTSKILL)

Nama Kelompok : Donna Yusshinta (53214246)

Erin Nur Aisah (53214610)

Guita Arum Sari (54214618)

Linda Dwi Wiratia (56214080)

Nur Huda Fauzan (58214166)

Yulian Prayugo (5C214546)

Kelas : 2DF01

Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis (Softskill)

PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

A. Pengertian dan Jenis laporan bisnis

Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.

Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut :

1. Laporan menurut Fungsinya

Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis.

a) Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi.

b) Laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya.

2. Laporan menurut Subjeknya

Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya.

3. Laporan menurut Formalitasnya

Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat.

4. Laporan menurut Keasliannya

Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan publik.

a) Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

b) Laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

c) Laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta.

d) Laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.

5. Laporan menurut Frekuensinya

Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.

6. Laporan menurut Jenisnya

Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

7. Laporan menurut Kegiatan Projek

Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

8. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan

Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan.

Ø Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta.

Ø Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.

Ø Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.

Ø Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.

B. Bagian pokok dalam laporan bisnis

a. Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

1. Pemberi kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;

2. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;

3. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

4. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

5. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

6. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

7. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

8. Latar belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.

9. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

10. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

b. Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

c. Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

a) Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

b) Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

c) Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

d) Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program atau projek yang akan dilaksanakan.

C. Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yaitu:

1. Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.

2. Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi.

D. Penulisan laporan singkat

Ø Karakteristik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :

1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

4. Format memo atau surat.

Ø Perencanaan Laporan Singkat

Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain:

1. Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

2. Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

3. Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

4. Manuskrip

Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

E. Membuat laporan bisnis yang baik

1. Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

b. Laporkan semua fakta yang relevan.

c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.

e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.

f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2. Keputusan yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.

c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

c. Kapan suatu laporan dibuat?

d. Kemana laporan akan dikirim?

e. Mengapa suatu laporan dibuat?

f. Bagaimana sikap pembaca?

PRESENTASI BISNIS

A. Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut meliputi :

Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.

Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.

Menganalisis siapa audiens

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud.

Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi.

Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi

Jenis Alat Bantu

Presentasi pada saat ini tidak bisa lepas dari kecanggihan teknologi, tentu hal ini bukan tanpa alasan, teknologi bisa mengoptimalkan penyampaian pesan dari presenter kepada Audiens. Pesan yang di sampaikan presenter akan lebih mudah di cermati dan di pahami oleh Audiens .

Setiap orang memiliki perbedaan dalam menerima suatu pesan yang di sampaikan oleh pembicara/pemberi pesan. Ada yang mudah menerima pesan dalam bentuk audio/suara, gambar/visual, atau keduanya. Sebagai pemberi pesan yang baik, kita harus memahami karakter Audiens, yakni dengan cara mempersiapkan segala hal yang dapat membantu kegiatan presentasi. Dan salah satunya adalah dengan alat bantu, bisa berupa audio maupun visual, warna background. Dan berikut beberapa alat bantu yang biasa digunakan dalam kegiatan presentasi.

Microphone dan Sound

Microphone dan sound adalah salah satu alat yang sering digunakan untuk mendukung kegiatan presentasi. Ruangan yang besar dengan audiens yang banyak akan mengurangi kekuatan volume suara si presenter dan tentunya audiens tak bisa menangkap apa yang di sampaikan oleh presenter. Apalagi jika di ruangan tersebut terjadi keganduhan, bisa di pastikan kegiatan presentasi tersebut tidak akan efektif.

Proyektor dan Layar

5rental-screen-lcd-projector-murah-di-yogyakarta.jpgprojector.jpgProyektor dan Layar sudah sering di pakai dalam berbagai acara, entah itu seminar, workshop, kuliah umum, pokoknya semua yang berhubungan dengan presentasi. Alat ini dapat meningkatkan efektivitas penyampain pesan dari pemberi pesan terhadap audiens. Alat ini dapat menyampaikan pesan dalam bentuk visual, karena menurut beberapa orang penyampaian pesan dalam bentuk gambar atau visual akan lebih mudah di pahami oleh audiens di bandingkan audio, seperti kata pepatah “sebuah gambar berbicara seribu kata”. Biasanya alat ini dipakai untuk menyampaikan slide ataupun video pendukung presentasi.

Laptop atau Komputer

Laptop dan Komputer sudah bukan barang yang asing lagi dalam kehidupan sekarang. Seakan-akan barang kebutuhan pokok saja, laptop dan komputer sangat mudah di temukan di berbagai tempat, baik di sekolah, perkantoran, rumah-rumah, pusat perbelanjaan, dan di tempat-temppat lainya. Begitupun dengan kegiatan presentasi, alat ini sangat membantu presenter untuk menyampaikan pesanya kepada audiens, entah dalam bentuk audio maupun visual. Biasanya presenter akan menampilkan power point, file dokumen, suara, maupun video dengan laptop.

Papan Tulis

Papan tulis memang sudah jarang dipakai di acara presentasi. Namun adakalanya papan tulis itu masih bisa terpakai untuk mendukung jalanya sebuah p resentasi.

Papan tulis biasa dipakai untuk menggambarkan suatu hal yang di anggap susah untuk disampaikan oleh sebuah kata-kata, selain itu, papan tulis bisa memperjelas apa yang disampikan oleh presenter.

Laser Pointer

Sekilas, alat ini memang terlihat kecil. Namun, jangan dikira , alat ini cukup efektif untuk mendukung kegiatan penyampain presentasi. Alat ini digunakan untuk memudahkan presenter dalam menjelaskan materi yang ditampilkan dalam bentuk slide power point, presenter tak usah bolak-balik untuk menekan tombol “next” atau menggerakan kursor pada laptop, presenter cukup menekan tombol pada laser pointer untuk melanjutkan ke tampilan slide berikutnya atau kembali pada slide sebelumnya dan presenter bisa mengganti fungsi kursor pada laptop dengan cahaya laser pada alat ini.

Aplikasi Power Point

Power Point adalah aplikasi keluaran windows, aplikasi ini adalah salah satu aplikasi yang paling sering digunakan di seluruh dunia untuk kegiatan presentasi. Aplikasi biasanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan, sekolah, organisasi, pemerintahan, dan lain sebagainya.

Aplikasi ini menjadi media utama penyampaian presentasi, misalnya pada presentasi produk/iklan mini, profil perusahaan, dan presentasi online. Presentasi semacam ini dapat disertai dengan narasi dan ilustrasi suara, musik, atau video yang dimainkan pada saat presentasi. PowerPoint memiliki beberapa keunggulan dibandingkan program lain, antara lain sebagai berikut:

Menyediakan banyak pilihan media presentasi:

Overhead Tranparacies (Tranparansi Overhead): menggunakan slide proyektor atau OHP

Merancang Media OHP

Dalam merancang media, maka hal-hal yang harus diperhatikan adalah:

Ø Kesederhanaan (Simplicity)

Untuk OHP, maka peta gambar maupun diagram harus sederhana dan dibatasi pada hal-hal yang penting saja. Konsep materinya (isi pesan) harus mudah ditangkap dan dipahami. Tulisannya harus jelas dan mudah dibaca, mudah ditangkap dan mudah dipahami. Kalimatnya sederhana dan bermakna. Huruf yang dipakai biasanya huruf yang sederhana dan jelas, bukan huruf artistik yang dapat membingungkan.

Ø Kekompakan (Unity)

Kekompakan mengandung makna ada jalinan yang harmonis antara bagian-bagian visual dalam kesatuan fungsinya secara keseluruhan. Jalinan hubungan bagian dapat dinyatakan dalam bentuk tanda-tanda penunjuk seperti panah dan tanda-tanda visual seperti garis, bentuk, warna, dan ruangan.

Ø Penonjolan (Emphasis)

Kadang diperlukan penonjolan tertentu hingga menjadi pusat perhatian. Ini dapat dilakukan dengan berbagai cara misalnya dengan memperbesar, memperjelas , mewarnai, menghilangkan informasi pada unsur atau bagian lain. Dalam teknik penyajian hal ini juga dapat dilakukan dengan cara menutup bagian yang lain, meletakkan pointer dan sebagainya.

Ø Keseimbangan (Balance)

ada dua bentuk keseimbangan, yaitu keseimbangan formal dan keseimbangan informal. Suatu desain dikatakan mempunyai keseimbangan formal bila dapat dibayangkan adanya garis yang membagi bentuk visual secara simetris. Keseimbangan formal memberi kesan statis dan resmi untuk menata huruf pada caption atau titling. Desain yang mempunyai keseimbangan informal biasanya menganut pola asimetris atau diagonal. Keseimbangan informal memberikan kesan dinamis dan biasanya mempunyai daya penarik perhatian yang lebih kuat.

Penggunaan dalam Pendidikan

Overhead projector yang memudahkan mudah murah lingkungan interaktif bagi para pendidik. Bahan pengajaran pra-dapat dicetak pada lembaran plastik, atas mana pendidik dapat langsung menulis dengan menggunakan non-permanen, dicuci spidol warna. Ini menghemat waktu, karena transparansi dapat pra-dicetak dan digunakan berulang-ulang, dan bukannya materi ditulis secara manual sebelum setiap kelas.

Overhead biasanya ditempatkan pada ketinggian yang nyaman untuk menulis pendidik dan memungkinkan pendidik untuk menghadapi kelas, memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara siswa dan guru. Fitur pembesaran proyektor memungkinkan pendidik untuk menulis skrip kecil yang nyaman dalam posisi menulis alam daripada menulis dalam naskah yang terlalu besar di papan tulis dan harus terus memegang tangannya di udara untuk menulis di papan tulis.

Fungsi OHP (Overhead Projector)

Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk:

· Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar transparansi/gulungan transparansi

· Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan.

· Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda.

· Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.

· Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja terhadap serbuk besi.

· Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khusus dapat ditunjukkan diagram suatu aliran.

· Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada alat photo/tustel model S.L.R (Single Lens Reflect)

Jenis-jenis Over head proyektor:

· OHP Type Standart (Standart Lecture Head Type)

· OHP Type Portable (dapat dilihat, dan ringan dibawa)

· Keuntungan OHP

· Kecerahan.

· lampu terang dan efisien, sistem optik menghasilkan begitu banyak cahaya pada layar. Over Head Proyektor dapat digunakan dengan pencahayaan normal pada ruangan

· Kontak mata.

· Proyektor dioperasikan dari depan ruangan dengan presenter menghadap penonton, memungkinkan kontak mata langsung melihat hasil kelayar OHP. .

· Kemudahan penggunaan.

· Over Head Proyektor yang paling ringan dan portabel semua mudah dioperasikan.

· Kelimpahan bahan.

· Beragam material dapat diproyeksikan, termasuk siluet guntingan, objek buram yang kecil, dan banyak jenis transparansi.

· Keterbatasan OHP

Tidak diprogram sebelumnya, sehingga efektivitas proyeksi Over Head Proyektor presentasinya sangat bergantung pada presenter.

Tidak membuat pembelajaran diri. Sistem Over Head Proyektor tidak membuat diri untuk belajar mandiri

Proses produksi yang dibutuhkan. bahan cetak dan transparan item lain, seperti ilustrasi majalah, tidak dapat diproyeksikan segera, seperti yang mungkin dengan proyektor buram. untuk menggunakan sistem Over Head Proyektor bahan tersebut harus dibuat menjadi transparansi melalui beberapa proses produksi.

Cara Pengoperasian OHP

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan OHP adalah :

1. Tata letak layar terhadap tempat duduk siswa serta posisi OHP perlu disusun sedemikian rupa sehingga didapatkan bayangan/projeksi yang baik pada layar, oleh sebagian besar kelas. Penggunaan OHP sebagai kelengkapan pelaksanaan prinsip multi media, fungsi papan tulis masih sangat dominan. Maka letak layar yang tepat adalah pada salah satu sudut bagian depan kelas. Dengan demikian papan tulis dapat digunakan secara bebas, berbarengan dengan pemakaian OHP.

2. Agar diperiksa letak titik sumber tenaga listrik (stop-kontak), dan diperiksa pula tegangannya. Tegangan sumber harus sama dengan tegangan yang dibutuhkan OHP.

3. Setelah tata letak diperkirakan balk, maka perlu dicoba penyinarannya. Usahakan bentuk bayangan projeksi pada layar setepat mungkin (frontal dan jelas).

4. Menghidupkan lampu hanya pada waktu menayangkan filem transparansi saja. Pada pemberian penjelasan materi yang tidak bersangkutan langsung dengan isi transparansi, lampu dimatikan. Hal itu bukan semata-mata penghematan tenaga listrik dan umur lampu, tetapi yang lebih penting adalah agar perhatian siswa tidak terbagi, kepada guru dan kepada layar.

5. Setelah selesai menggunakan OHP, dan lampu dimatikan, pada beberapa OHP harus ditunggu sampai fan pendingin lampu berhenti berputar (otomatis), baru kabel dilepas dari sumber listrik, dan dapat ditinggalkan.

6. Pada keadaan tidak terpakai, kecuali hubungan dengan sumber listrik dilepas, juga diusahakan OHP ditutup dengan penutup plastik atau kain, untuk melindungi debu kapur atau kotoran.

o Slide Show Presentation (Presentasi Slide Show): menggunakan LCD atau InFocus,

o Online Presentation (Presentasi Online): melalui internet atau LAN,

o Print Out dan Handout : presentasi dicetak dan dibagikan pada peserta.

o Presentasi Multimedia: kita dapat menambahkan berbagai multimedia pada slide presentasi, seperti : clip art, picture, gambar animasi (GIF dan Flash), background audio/music¸narasi, movie (video klip).

o Pemaketan slide presentasi ke dalam CD. PowerPoint 2003 memiliki fasilitas untuk memaket slide presentasi ke dalam CD. Presentasi ini dapat ditampilkan langsung (autorun) dan masih dapat ditampilkan walaupun tidak terinstall program PowerPoint.

o Modus Slide Show yang lengkap.

o Custom Animation. PowerPoint memiliki fasilitas custom animation yang sangat lengkap. Dengan fasilitas ini presentasi dapat menjadi lebih ’hidup’, menarik, dan interaktif.

Menganalisa Audiens

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui.

Cara mengembangkan profil audience

Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?

Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.

Siapa audience

Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

Reaksi audience

Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis

Bagaimana tingkat pemahaman audience?

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.

Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.

Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :

a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience

b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan

c. Berikan semua informasi yang diperlukan

d. Yakinkan bahwa informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

Mempersiapkan Diri dan Mental

Dalam melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi.

Prinsip dasar dalam presentasi, diantaranya:

· Mengendalikan rasa takut

· Membangun fondasi presentasi

· Mempersiapkan materi

· Mempersiapkan diri

PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

A. Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:

a) Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.

b) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.

c) Ilustrasi dengan bukti-bukti

Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:

a) Pendekatan Langsung (deduktif)

Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.

b) Pendekatan Tidak Langsung (induktif)

Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.

Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

a) Direct Request

Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

b) Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

c) Pesan-pesan Bad News

Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

d) Pesan-pesan Persuasif

Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.

B. Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

a) Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan-pesan bisnis.

b) Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

c) Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam-macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

C. Membuat Kalimat Yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1. Tiga jenis kalimat

Ø Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

Ø Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

Ø Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

Ø Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

Ø Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

Ø Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

Ø Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

Ø Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI

Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

1. Pertemuan

Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghimpun bahan–bahan. Pertemuan–pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan antara pimpinan dengan para stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk meyusun usulan atau pertemuan pleno yang dikuti oleh semua unsur yang ada.

Namun pertemuan–pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat. Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan, saran dan juga pendapat.

2. Rapat

Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan. Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan sebagai hal–hal sebagai berikut:

- Undangan Rapat

- Pengaraturan Ruang Rapat

- Perlengkapan Rapat

Untuk membuat rapat undangan hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk meyebutkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat. Pengaturan tempat duduk pada dasarnya ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat. Pada bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat. Bila cara ini tidak dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak.

3. Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat biasanya peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Setiap peserta hendaknya:

- Mampu berkomunikasi secara jujur

- Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif

- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif

- Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana

- Mampu mengendalikan diri

Setelah rapat berhasil membuat keputusan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan dapat dilaksanakn dengan sebaik–baiknya agar rapat dapat berjalan dengan lancar.

4. Teknik Berbicara, Membaca, dan Mendengarkan

Berbicara merupakan bagian terpenting dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimilki, banyaknya pengalaman yang dimiliki dan intelegensinya. Karena berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran dan perasaannya, akan dapat lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti gugup, grogi dan sebagainya.

Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi daripada kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami isi si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Demikian halnya dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung olek sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita.

Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah efektifitasnya adalah mendengarkan. Mnedengarkan juga memerlukan objektifitasnya, maksudnya anda akan berempati ketika mendengarkan tanpa terbawa emosi. Maka penting untuk mengetahui, kapan mendengar secara detail, hal – hal umum saja, singkatnya untuk mengetahui mengapa anda mendengarkan.

5. Menyusun Pesan

Manakala kegiatan bisnis sudah menjadi persoalan global aktifitas yang hanya mengandalkan sepak tejang individu menjadi tidak efesien lagi. Gerakan bisnis abad ini merupakan gerakan massal, yang melibatkan banyak orang, banyak alat, dan banyak bangsa. Pola – pola bisnis seperti itu hanya akan menjadi efesian jika ditangani secara berkelompok dengan pembagian kerja yang rasional dan aturan main yang adil. Oleh karena itu peranan organisasi dalam bisnis sangat menentukan.

Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi. Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tujuan orgnisasi serta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang obyektif di dalam organisasi adalah:

- Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti

- Seharusnya ada saluran komunikasi formal setiap anggota organisasi

- Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin

- Garis komunikasi formal secara keseluruhan

- Orang – orang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi

- Setiap komunikasi harus dipisahkan

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi apapun, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi–reaksi terhadap komunikasi adalah :

- Informasi tidak tertangkap

-Membuat kesalahan

- Menunda atau menumpuk pekerjaan

- Penyaringan

- Hanya menangkap garis besarnya saja

- Menghindari informasi

Sementara itu bahwa, komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini:

- Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan

- Memberikan arahan ke manajer dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran mereka

- Menyampaikann beberapa informasi kepada stafnya

- Mengatur dan menetapkan strategi

- Menerima dan mengartikan penampilan–penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya

Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan–pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan atau bahasa lisan. Disini banyak cara berkomunikasi lisan dipergunakan dalam bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya, termasuk didalamnya rapat–rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk dan menghitung tugas–tugas lain dalam komunikasi lisan yang akan menjadi bagian dari pengalaman kerja. Hal inilah yang memungkinkan mengapa banyak orang memilih menggunakan telepon dari pada menulis surat.

Menulis adalah bentuk lain yang sangat disukai pada komunikasi verbal, tetapi anda tidak memiliki kebebasan dibanding ketika berbicara. Komunikasi terulis ialah bisnis yang sangat penting sekali, sebab itu adalah sumebr utama dokumen. Jika orang hanya memakai pesan lisan semata, ini akan mneyulitkan untuk mengingat ingat apa yang telah diucapakan diawal, oleh karena itu perusahaan lebih menyukai penulisan tertulis.

Lebih dari 65 % komunikasi antar manusia adalah non verbal. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang melebihi sekedar tulisan atau komunikasi lisan. Pesan – pesan non verbal dapat memperteguh, melengkapi, membantah atau menggantikan pesan – pesan verbal.

Ketika orang memikirkan komunikasi non verbal, yang terpikirkan adalah gerakan tubuh dan pesan – pesan ketika bertatap muka dengan orang lain. Banyak pula non verbal yang berupaya pesan – pesan tertulis.

Komunikasi Verbal-non verbal dalam Wawancara

Membangun hubungan selama wawancara kerja berarti membangun rasa saling menghormati dan pengertian antara diri sendiri dan pewawancara Anda. Meskipun bila disukai oleh pewawancara tidak menjamin Anda akan dipekerjakan, hal ini secara signifikan akan meningkatkan kesempatan Anda untuk mendapatkan pekerjaan tersebut.

Teknik wawancara terfokus pada bentuk komunikasi verbal dan non-verbal. Pewawancara sering memulai wawancara dengan pertanyaan informal. Pertanyaan kasual dirancang oleh perekrut untuk membantu Anda menjadi santai dan mendorong komunikasi yang terbuka selama wawancara. Pertanyaan semacam ini merupakan contoh yang sangat baik dari teknik membangun hubungan.

Sekarang, mari kita lihat 5 teknik wawancara untuk memberikan keunggulan kompetitif dalam wawancara kerja Anda.

Teknik Wawancara # 1 - Dress Code

Memakai pakaian yang mirip dengan pewawancara Anda dapat membangun hubungan instan. Jika pewawancara Anda mengenakan jas dan dasi, Anda akan merusak hubungan bila mengenakan pakaian kasual. Jika pewawancara Anda adalah seorang pekerja kerah biru dengan celana jeans dan sepatu bot, pakaian bisnis kasual akan lebih tepat dibandingkan jas dan dasi. Jika Anda tidak yakin, hubungi calon pimpinan Anda di muka untuk mengkonfirmasi pakaian yang sesuai untuk wawancara kerja. Pewawancara selalu terkesan ketika Anda membuat usaha untuk meningkatkan penampilan Anda.

Teknik Wawancara # 2 - Ucapan Awal

Ini mungkin tampak jelas, tapi senyum hangat dan jabat tangan ramah sering dilupakan di tengah-tengah wawancara yang penuh kegelisahan. Ketika Anda bertemu pewawancara, lakukan kontak mata dan jabat tangan dengan ramah. Tersenyum dan sapa mereka dengan "Senang bertemu dengan bapak." Sebaiknya gunakan nama mereka jika Anda tahu. Misalnya, "Pak Imron. Senang bertemu Anda. "

Tips: Gunakan jabat tangan erat, tapi jangan menekan terlalu keras atau terlalu lembut. Jabat tangan yang terlalu keras bisa melukai, terutama jika orang tersebut memakai cincin. Menyakiti jelas bukan kesan pertama yang Anda inginkan! Jabat tangan yang terlalu lembut menciptakan kesan kepercayaan diri rendah dan malas. Untuk hasil terbaik, berlatihlah berjabat tangan dengan teman sampai terasa benar.

Teknik Wawancara # 3 - Mirroring

Mirroring adalah teknik membangun hubungan yang dianjurkan oleh ahli Neuro Linguistic Programming (NLP). Sederhananya, mirroring melibatkan pencocokan bahasa tubuh Anda sendiri dengan bahasa tubuh pewawancara. Efektivitas mirroring didasarkan pada premis bahwa orang merasa paling nyaman di sekitar orang yang sama. Berikut adalah cara menggunakan mirroring untuk membangun hubungan dalam wawancara kerja Anda:

• Ucapan dan Nada Suara. Ketika Anda berbicara, sesuaikan pola bicara pewawancara. Jika mereka berbicara dengan cepat, Anda berbicara pula dengan cepat. Jika mereka berbicara perlahan dan tenang, respon pula dengan perlahan dan tenang. Jika nada suara tegas, tiru hal tersebut. Jika mereka menggunakan nada ramah, santai, ikuti langkah mereka.

• Bahasa Tubuh. Untuk mirroring bahasa tubuh pewawancara Anda, hati-hati mengamati dan meniru perilaku mereka. Sesuaikan diri Anda dengan posisi duduk, ekspresi wajah dan gerakan tangan mereka. Diperkirakan bahwa 90% dari komunikasi merupakan non-verbal, sehingga komunikasi Anda melalui bahasa tubuh dapat membuat dampak yang signifikan terhadap hasil wawancara Anda.

Peringatan: Untuk menghindari menyinggung pewawancara Anda, mirroring harus dibuat halus dan hati-hati. Ingat, perekrut sering dilatih dalam NLP dan / atau teknik membangun hubungan, sehingga mereka juga akan menyadari teknik mirroring seperti Anda. Jangan menggurui ketika menggunakan mirroring. Sebaliknya, secara sadar beri perhatian dan pengertian. Setelah semua, tujuan Anda adalah untuk mendorong perasaan saling menghormati, tidak untuk mendapatkan kekuasaan atau pengaruh.

Teknik Wawancara # 4 - Membangun Kebersamaan

Dalam kehidupan pribadi, kebersamaan dengan teman-teman Anda mungkin terjalin karena sama-sama cinta sepak bola, anak-anak yang se-usia atau pengalaman masa lalu yang sama. Sulit untuk menemukan kesamaan dalam wawancara kerja, tetapi bila Anda berhasil, pewawancara Anda akan lebih cenderung untuk menyukai dan mengingat Anda. Perhatikan hal-hal berikut:

• Percakapan Informal. Kebanyakan wawancara meliputi momen singkat berbasa-basi. Pertanyaan informal pada awal wawancara dirancang untuk membantu Anda bersantai, ini adalah kesempatan besar untuk menemukan kesamaan dengan pewawancara Anda.

• Kepala Mengangguk dan Kontak Mata. Banyak pewawancara yang akan menjelaskan tanggung jawab pekerjaan dan juga mengajukan pertanyaan pada Anda, lakukan kontak mata dan buat anggukan kecil untuk menunjukkan Anda setuju dan memahami apa yang dikatakan pewawancara. Kemudian, lanjutkan dengan respon rinci yang sesuai.

• Tanyakan Pertanyaan yang Baik Saat Wawancara. Pastikan Anda benar-benar meneliti dan merencanakan pertanyaan yang akan diajukan selama wawancara Anda. Hati-hati, ajukan pertanyaan yang menyelaraskan diri dengan kepentingan pewawancara. Meskipun Anda bisa bertanya "Proyek apa yang akan saya kerjakan?", Pertanyaan yang lebih baik dapat berupa "Saya mengerti posisi ini difokuskan pada pengurangan biaya di departemen Anda. Bagaimana saya bisa membuat ini berhasil untuk Anda? Proyek apa yang akan saya kerjakan? ". Perhatikan, pertanyaan ini secara mendalam lebih terfokus pada pewawancara sehingga Anda membangun tujuan bersama antara Anda berdua.

Dengan tidak melakukan hal yang tidak pantas, lakukan yang terbaik untuk membuat kebersamaan dengan pewawancara.

Teknik Wawancara # 5 - "Berpura-pura!"

Ini teknik wawancara yang termudah dan paling berguna. Dengan berpura-pura Anda sudah memiliki hubungan baik dengan perekrut Anda. Sambut pewawancara Anda seolah menyapa teman yang Anda percaya dan kagumi. Berpura-pura Anda sudah memiliki pekerjaan itu, berbicara seolah-olah Anda siap untuk belajar dan membuat perbedaan positif dalam organisasi.

Dengan berpura-pura Anda sudah memiliki hubungan yang baik, Anda tentu akan memancarkan kehangatan. Anda akan menampilkan kepribadian yang lebih santai dan terbuka. Ini akan tercermin dalam ekspresi wajah, nada suara, postur dan gerak tubuh Anda.

Membangun hubungan selama wawancara kerja Anda memberikan Anda sebuah keunggulan kompetitif yang signifikan. Jangan menggunakan teknik ini untuk menjadi pengendali, mencari pengaruh atau persuasif. Sebaliknya, fokus pada hasil positif seperti memorability, komunikasi terbuka dan suasana saling percaya di ruang wawancara. Gunakan keterampilan ini untuk kesuksesan Anda.

Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Bagaimana Menyalurkan Ide Melalui Komunikasi?

Menyalurkan ide melalui komunikasi bisa secara lisan maupun tulisan. Salah satu nya adalah dengan memberikan solusi yang tepat kepada orang lain yang membutuhkan solusi untuk menyelesaikan masalah nya.

Tahapan - tahapan menyalurkan ide melalui komunikasi :

· Ide (gagasan)

· PerumusanDalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.

· Penyaluran (Transmitting)

· Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.

· Tindakan

· Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

· Pengertian

· Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.

· Penerimaan

· Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

Hambatan - Hambatan Komunikasi

Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :

Hambatan dari Proses Komunikasi :

• Hambatan dari pengirim pesan

Misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

• Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

• Hambatan media

adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan

suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

• Hambatan dalam bahasa sandi.

Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

• Hambatan dari penerima pesan

misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

• Hambatan dalam memberikan balikan.

Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

Hambatan Semantik.

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

Klasifikasi Komunikasi dalam organisasi

Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :

1. Dari segi sifatnya :

a. Komunikasi Lisan

komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara

cth: presentasi

b. Komunukasi Tertulis

komunikasi melalui tulisan

Cth: email

c. Komunikasi Verbal

komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan

cth: curhat

d. Komunikasi Non Verbal

komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat)

cth: seseorang yang nerves (gemetar)

2. Dari segi arahnya :

a. Komunikasi Ke atas

komunikasi dari bawahan ke atasan

b. Komunikasi Ke bawah

komunikasi dari atasan ke bawahan

c. Komunikasi Horizontal

komunikasi ke sesama manusia / setingkat

d. Komunikasi Satu Arah

pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)

e. Komunikasi Dua Arah

berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi

3. Menurut Lawannya :

a. Komunikasi Satu Lawan Satu

berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya

cth:berbicara melalui telepon

b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)

‏ berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok

Cth: kelompok satpam menginterogasi maling

c. Kelompok Lawan Kelompok

berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain

Cth: debat partai politik

4.Menurut Keresmiannya :

a. Komunikasi Formal

komunikasi yang berlangsung resmi

cth: rapat pemegang saham

b. Komunikasi Informal

komunikasi yang tidak resmi

cth : berbicara dengan teman

KOMUNIKASI DALAM TULISAN

PENULISAN KABAR BERITA

Menulis berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau sebuah informasi mengenai sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang penulis berita yang baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, sehingga pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang disampaikan dalam berita tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan tafsir. Apakah semua peristiwa dapat atau layak untuk dijadikan sebuah berita? Seorang penulis berita akan memilih mana peristiwa atau perihal yang layak untuk dijadikan berita. Hal ini bertujuan agar apa yang dituliskan benar-benar bermanfaat bagi orang atau masyarakat pembaca. Apakah kalian juga demikian? Tentu dalam menulis berita, kalian harus dapat memilih berita yang dapat menambah wawasan dan pengetahuan.

Contoh Ilustrasi Berita

Simaklah teks ilustrasi berikut sebagai bahan referensi kalian!

Minggu ini, kelompok diskusi kamu mendapat tugas untuk mengisi kolom berita pada majalah dinding sekolah. Suatu kebetulan, kemarin di aula kantor Depdiknas Provinsi Irian Jaya berlangsung pameran karya inovasi ilmiah sains dan teknologi tingkat SMP se-Provinsi Irian Jaya. Pameran yang diadakan dalam rangka menyambut Hari Pendidikan Nasional tersebut dibuka oleh Gubernur Kepala Daerah.

Langkah-langkah Menulis Berita

Berkenaan dengan ilustrasi di atas, contoh informasi-informasi yang dapat kalian catat untuk memenuhi unsur kelengkapan berita di antaranya berikut ini.

1. Apa peristiwa yang terjadi?
– Pameran karya inovasi ilmiah sains dan teknologi tingkat SMP se-Provinsi Irian Jaya.

2. Siapa sajakah yang terlibat dalam peristiwa tersebut?
– Siswa-siswa SMP seluruh Provinsi Irian Jaya.
– Gubernur dan pejabat yang terkait.

3. Kapan peristiwa tersebut terjadi?
– Bertepatan dengan Hardiknas.

4. Di mana peristiwa itu berlangsung?
– Di Aula Kantor Depdiknas Provinsi Irian Jaya.

5. Mengapa peristiwa tersebut diperlukan?
– Sebagai sarana mengekspresikan kreativitas, komunikasi antarsekolah, serta perkembangan iptek.

6. Bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut?
– Sangat menarik perhatian dan banyak mendapatkan respons positif dari banyak pihak.

Selain memerhatikan unsur-unsur kelengkapan berita di atas, dalam penulisan berita perlu juga kalian perhatikan penggunaan bahasa yang singkat, padat, dan jelas. Hal ini juga bertujuan agar pembaca mudah memahami berita yang kalian sampaikan.

Contoh Teks Berita Singkat

Hal pertama yang harus kalian lakukan untuk meliput peristiwa tersebut menjadi sebuah berita adalah mencatat semua informasi berkaitan dengan unsur-unsur kelengkapan berita. Adapun kelengkapan dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur pertanyaan (5W+1H) apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana, terkait isi berita. Berdasarkan beberapa informasi yang telah kalian catat, kalian dapat menyusun informasi-informasi tersebut menjadi sebuah berita, seperti berikut ini.

Peringatan Hardiknas di Provinsi Irian Jaya tahun ini benar-benar lain. Hampir seluruh perhatian insan pendidikan se-Irian Jaya tertuju pada Aula Kantor Depdiknas Provinsi Irian Jaya. Ada apakah kiranya?

Momen Hardiknas di Provinsi Irian Jaya tahun ini dimanfaatkan oleh seluruh siswa SMP se-Irian Jaya sebagai ajang adu kreativitas sains dan teknologi. Sungguh luar biasa. Acara yang dibuka langsung oleh Bapak Gubernur ini, mampu menunjukkan betapa besar tingkat kreativitas remaja-remaja SMP di provinsi ini. Beberapa karya yang dipajang di stan masing-masing sekolah benar-benar membuktikan bahwa mereka layak mendapatkan acungan jempol. Beberapa hasil karya-karya mereka yang banyak menarik perhatian di antaranya rancangan dan miniatur kapal selam, teknologi mengolah limbah, pengolahan lahan modern, tips pengawetan ikan, dan beberapa karya lainnya.
“Kegiatan semacam ini sangat perlu untuk terus digalakkan dan mendapat dukungan. Selain dapat mengasah keterampilan para remaja di bidang sains dan teknologi, kegiatan ini dapat menjadi wahana bertukar pengalaman antarsekolah. Hal yang jelas, kegiatan ini sangat bermanfaat bagi perkembangan generasi muda, pendidikan, dan kemajuan bangsa,” komentar Gubernur seusai mengunjungi salah satu stan peserta.

Pengertian Korespondensi dan Surat

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Ciri-ciri Surat:

· Surat adalah pesan tertulis.

· Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.

· Surat memiliki bagian-bagian yang standar.

· Surat memiliki bentuk yang standar.

· Surat memiliki satu pesan inti.

· Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

· Fungsi Surat:

· Surat sebagai penyampai pesan.

· Surat sebagai wakil.

· Surat sebagai bukti tertulis.

· Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.

· Alat untuk mengingat.

· Dokumen historis dari suatu kegiatan.

· Keterangan keamanan.

PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama.

Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain :

1. Analisis Audiens

Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang..

2. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya

3. Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya.

4. Memilih Pendekatan Organisasional

Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu :

Menetapkan kredibilitas

Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang. Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens.

Membuat kerangka argumentasi audiens

Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action).

o Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.

o Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.

o Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan.

o Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan.

Memilih Daya Pemikat

Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.

Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut.

Pemikat Emosional

Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.

Pemikat Logika

Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya :

Ø Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti fisik pula.

Ø Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum.

Ø Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus.

Pertimbangan Etika

Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.

DAFTAR PUSTAKA

http://belajarkomunikasi.com/pengertian-dan-tahapan-laporan-bisnis/

http://kunangsenja.blogspot.co.id/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html

http://vitaloka09.blogspot.co.id/2015/04/viii-perencanaan-laporan-bisnis.html

http://blogserbabis.blogspot.co.id/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html

http://stiebanten.blogspot.co.id/2011/05/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

http://hamtox.blogspot.com/2014/11/presentasi-bisnis.html

http://place4write.blogspot.com/2013/10/optimalisasi-alat-bnatu-presentasi.html

http://zayardinadin.blogspot.com/2011/02/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html

http://rierahayu.blogspot.com/2013/02/tugas-teknik-presentasi.html